Практическое руководство по переходу на электронные транспортные накладные: кому нужна ЭТрН, когда разрешено бумажное оформление, как проходит обмен через ГИС ЭПД и что необходимо настроить в 1С, ERP, TMS или WMS.
Короткий ответ. С 1 сентября 2026 года транспортные накладные при автомобильной перевозке груза по общему правилу формируются в электронном виде. Документы передаются в ГИС ЭПД через аккредитованного оператора ИС ЭПД. Бумажная форма допускается только в случаях, прямо установленных приказом Минтранса России от 01.06.2026 № 262 с изменениями по приказу от 02.09.2026 № 391.
Переход касается не только перевозчиков. В электронном документообороте участвуют грузоотправители, грузополучатели, перевозчики, а в отдельных схемах — экспедиторы и другие лица, выполняющие соответствующие роли.
Дополнительного переходного периода нет. В официальных разъяснениях Минтранс указывает, что Федеральный закон № 140-ФЗ не предусматривает дополнительного переходного периода после 1 сентября 2026 года.
Что такое электронная транспортная накладная
Электронная транспортная накладная — это перевозочный документ в установленном структурированном формате. Она подтверждает заключение договора перевозки, принятие груза перевозчиком, передачу груза получателю и завершение перевозки.
ЭТрН — не PDF-файл и не скан бумажной накладной. Сведения документа последовательно формируют и подписывают участники перевозки.
ЭТрН подтверждает
- 🔹условия перевозки;
- 🔹передачу груза перевозчику;
- 🔹приёмку груза получателем;
- 🔹замечания и расхождения;
- 🔹завершение перевозки.
ЭТрН не заменяет автоматически
- 🔹УПД и счёт-фактуру;
- 🔹договор поставки;
- 🔹договор перевозки или экспедиции;
- 🔹путевой лист;
- 🔹внутренние складские документы.
Когда нужна ЭТрН
Основной критерий — перевозка груза автомобильным транспортом по договору перевозки. При анализе нужно учитывать не только название договора, но и фактические обязанности и роли участников.
| Сценарий | ЭТрН | Комментарий |
|---|---|---|
| Привлечён самостоятельный перевозчик | Как правило, нужна | Если груз передаётся перевозчику по договору перевозки. |
| Поставщик организует доставку транспортной компанией | Как правило, нужна | Нужно определить отправителя, перевозчика и получателя. |
| Межскладское перемещение выполняет сторонний перевозчик | Как правило, нужна | Совпадение отправителя и получателя позволяет использовать бумагу, но не отменяет сам документ. |
| Компания везёт свой груз своим транспортом | Обычно не нужна | Если самостоятельный договор перевозки не возникает. |
| Покупатель забирает товар своим автомобилем | Обычно не нужна | Необходимо проверить фактическую схему перевозки. |
| Доставка организована экспедитором | Зависит от схемы | Проверяются договор экспедиции, договор перевозки и факт принятия груза экспедитором. |
Право собственности на груз — не единственный критерий. Нужно определить, кто принял на себя обязанность перевезти груз, кому он фактически передаётся и какие договоры связывают участников.
Когда транспортную накладную можно оформить на бумаге
Приказ Минтранса России № 262 с учётом изменений по приказу № 391 предусматривает 12 случаев. Основание должно относиться к конкретной перевозке.
- 🔹Перевозка грузов военного назначения, когда грузоотправителем или грузополучателем является один из перечисленных государственных органов: Минобороны, МВД, Росгвардия, ФСБ, МЧС, СВР или ФСО России.
- 🔹Грузоотправителем или грузополучателем является иностранное юридическое лицо, сведения о котором не включены в государственный реестр аккредитованных филиалов и представительств.
- 🔹Каботажная перевозка, выполняемая иностранным перевозчиком, зарегистрированным в государстве — члене ЕАЭС.
- 🔹Перевозка для физического лица в личных, семейных, домашних или иных целях, не связанных с предпринимательской деятельностью.
- 🔹Участник не может передать документ в ГИС ЭПД из-за технического сбоя, отвечающего установленным условиям и зафиксированного ГосСОПКА.
- 🔹Отсутствует доступ к интернету, в том числе в населённом пункте, включённом в соответствующий перечень Правительства РФ.
- 🔹Грузоотправитель и грузополучатель являются одним лицом.
- 🔹Перевозятся драгоценные металлы или драгоценные камни.
- 🔹Перевозка выполняется по территории, где действует режим повышенной готовности, чрезвычайной ситуации, чрезвычайного или военного положения либо контртеррористической операции.
- 🔹Выполняется перевозка специальных грузов в значении законодательства об автомобильных дорогах.
- 🔹Выполняется перевозка периодических печатных изданий.
- 🔹Перевозится продукция военного или двойного назначения в рамках внешнеторговой деятельности по законодательству о военно-техническом сотрудничестве и экспортном контроле.
Неготовность компании не является бумажным исключением. Отсутствие интеграции, электронной подписи, обученного сотрудника или договора с оператором само по себе не позволяет использовать бумажную транспортную накладную.
Участники и основные титулы ЭТрН
| Этап | Участник | Основное действие |
|---|---|---|
| Титул 1 | Грузоотправитель | Указывает стороны, груз, водителя, транспорт и условия перевозки. |
| Титул 2 | Перевозчик | Подтверждает приём груза к перевозке. |
| Титул 3 | Грузополучатель | Подтверждает приёмку и при необходимости фиксирует расхождения. |
| Титул 4 | Перевозчик | Фиксирует сдачу груза и завершение перевозки. |
По общему правилу транспортную накладную составляет грузоотправитель. Иное распределение обязанностей возможно, если это предусмотрено договором и соответствует фактической схеме.
Если экспедитор принял груз во владение и оформил экспедиторскую расписку, он может выступать в роли грузоотправителя. Если груз экспедитору не передавался, роли определяются по договорам и фактическим отношениям участников.
Как проходит обмен ЭТрН
- 1. Участник формирует титул в своей системе или сервисе оператора.
- 2. Документ подписывает уполномоченное лицо.
- 3. Оператор проводит форматно-логический контроль.
- 4. Сведения передаются в ГИС ЭПД.
- 5. Документ доставляется следующему участнику.
- 6. Следующий участник формирует и подписывает свой титул.
- 7. Идентификаторы, статусы и ошибки возвращаются в учетную систему.
- 8. После завершения перевозки документ сохраняется в электронном архиве.
Прямое подключение к ГИС ЭПД не предусмотрено. Обмен выполняется через оператора ИС ЭПД, включённого в реестр Минтранса. Если контрагенты используют разных операторов, необходимо проверить роуминг и поддержку нужных документов.
Смешанный документооборот по одной перевозке не применяется. Процесс, начатый на бумаге, завершается на бумаге. Электронный документооборот должен быть полностью завершён в электронной форме.
Электронные подписи и МЧД
Вид электронной подписи зависит от участника, выполняемого действия, формата документа и правил оператора. Руководитель организации или индивидуальный предприниматель обычно использует свою квалифицированную электронную подпись.
Если документ подписывает сотрудник, обычно необходимы электронная подпись физического лица и машиночитаемая доверенность, подтверждающая соответствующие полномочия.
| Подписант | Что подготовить | Что проверить |
|---|---|---|
| Руководитель юридического лица | Действующую КЭП | Срок сертификата и данные организации. |
| Индивидуальный предприниматель | Действующую КЭП ИП | Поддержку подписи сервисом оператора. |
| Сотрудник организации | Подпись физлица и МЧД | Полномочия на нужный документ и действие. |
| Водитель | Средство подтверждения по сценарию оператора | Идентификацию, мобильный процесс и связь подписи с документом. |
Интеграция ЭТрН с 1С, ERP, TMS и WMS
Закон не требует обязательной интеграции учетной системы с оператором. При небольшом количестве перевозок можно использовать веб-интерфейс. При регулярном обмене интеграция сокращает ручной ввод, ускоряет обработку и снижает риск ошибок.
Работа без интеграции
- 🔹ручное заполнение титулов;
- 🔹ручная проверка статусов;
- 🔹повторный ввод данных;
- 🔹быстрый запуск пилота;
- 🔹подходит для небольшого объёма.
Работа с интеграцией
- 🔹автозаполнение из НСИ и заказов;
- 🔹автоматическая передача титулов;
- 🔹возврат статусов в ERP или TMS;
- 🔹контроль незавершённых перевозок;
- 🔹масштабирование без роста ручного труда.
Какие данные передаются из учетной системы
- 🔹организации и контрагенты;
- 🔹адреса погрузки и разгрузки;
- 🔹номенклатура, количество, масса и упаковка;
- 🔹заказы, реализации и складские документы;
- 🔹договоры и условия перевозки;
- 🔹перевозчики, водители и транспортные средства;
- 🔹маршруты, рейсы и точки доставки;
- 🔹идентификаторы ЭТрН, статусы, ошибки и замечания.
Интеграция должна быть двусторонней. Недостаточно только отправить документ. В 1С, ERP или TMS должны возвращаться идентификаторы, статусы титулов, ошибки, замечания и признак завершения перевозки.
Пошаговый план перехода на ЭТрН
- 1. Составьте карту перевозок. Зафиксируйте доставку покупателям, самовывоз, межскладские перемещения, экспедиторов, курьерские службы, собственный и привлечённый транспорт.
- 2. Определите роли участников. Для каждого сценария укажите грузоотправителя, перевозчика, грузополучателя, экспедитора и ответственных за титулы.
- 3. Выберите оператора ИС ЭПД. Проверьте реестр Минтранса, поддержку форматов, мобильных сценариев, API, модулей 1С, роуминга и архива.
- 4. Подготовьте подписи и доверенности. Определите подписантов, выпустите сертификаты, оформите МЧД и проверьте полномочия.
- 5. Проведите аудит данных. Проверьте контрагентов, адреса, автомобили, водителей, номенклатуру, единицы измерения, массу и договоры.
- 6. Настройте интеграцию. Определите источники реквизитов, правила формирования титулов, передачу оператору, возврат статусов и обработку ошибок.
- 7. Проведите пилот. Протестируйте типовой маршрут, расхождения при приёмке, замену водителя или транспорта и межоператорский обмен.
- 8. Запустите промышленный контроль. Назначьте владельца процесса, настройте мониторинг незавершённых ЭТрН, поддержку и порядок действий при сбоях.
Три чек-листа для перехода на ЭТрН
Чек-лист № 1. ЭТрН в конкретном сценарии
Используйте при анализе действующих и новых схем доставки.
Скачать чек-лист № 1Чек-лист № 2. Готовность компании
Заполните перед промышленным запуском.
Скачать чек-лист № 2Чек-лист № 3. Приёмка пилотной перевозки
Применяйте перед масштабированием сценария.
Скачать чек-лист № 3Типовые ошибки и риски
1. Роли определены без анализа договоров
Это приводит к ошибочному указанию грузоотправителя и неверному распределению обязанностей по формированию титулов.
2. Интеграция умеет только отправлять документы
Без обратных статусов невозможно контролировать отклонённые, ошибочные и незавершённые ЭТрН.
3. Не проверен роуминг операторов
Наличие операторов у обеих сторон не гарантирует готовность конкретного межоператорского сценария.
4. Не подготовлены подписи и МЧД
Документ может быть сформирован, но останется неподписанным из-за отсутствия сертификата или полномочий.
5. Рейс закрывается раньше документа
Перевозка не должна считаться полностью завершённой до получения необходимых титулов и итоговых статусов.
6. Бумага используется как универсальный резерв
Бумажная форма допустима только при наличии конкретного нормативного основания.
Материал актуализирован 25 сентября 2026 года. Перед применением исключения рекомендуется проверить актуальную редакцию нормативного акта и фактические обстоятельства перевозки.
Нормативные источники
- Федеральный закон от 07.06.2025 № 140-ФЗ
- Приказ Минтранса России от 01.06.2026 № 262
- Приказ Минтранса России от 02.09.2026 № 391
- Разъяснения Минтранса по переходу на ЭПД
- Реестр операторов ИС ЭПД
- Материалы ФНС о транспортном ЭДО
- Утверждённые форматы электронных документов
- Разъяснение Минтранса о бумажных исключениях
Нужно подготовить 1С или ERP к работе с ЭТрН? Разберём транспортные сценарии, распределим роли, определим интеграционный контур и составим план пилотного запуска.
